2. Gjennomgang av de enkelte virksomhetsområder 2.1. Avdelingene. Alle ansatte ved avdelingene disponerer hver sin dataarbeidsplass og kan få utskrifter på laserskriver. Maskintypene varierer. Ansattemaskiner er koblet sammen i et datanett og har tilgang til internettjenester. 2.1.1. Mål - Avdelingene skal til enhver tid ha til disposisjon det IT-utstyr som er nødvendig for å nå de mål som er satt når det gjelder undervisnings-, forsknings-, og utviklingsarbeid. - Avdelingene skal til enhver tid ha tilstrekkelig generell IT-kompetanse, kompetanse på avdelingsspesifikk programvare og internett / kommunikasjon. 2.1.2. Strategi - Avdelingene skal lage plan for kursvirksomhet innenfor IT når det gjelder kompetanseheving av personalet på spesiell programvare. Planene skal utarbeides i samarbeid med IT-leder og personalseksjonen. - IT-leder skal lage plan for kursvirksomhet innenfor IT når det gjelder kompetanseheving av personalet på generell programvarer (Word, Excel, Eudora) - I forbindelse med årlig budsjettarbeid, utarbeider avdelingene forslag til IT-leder når det gjelder investeringer innen IT på avdelingene. - Avdelingene skal gjennom undervisning sørge for at studentene utvikler seg til naturlig å integrere IT i sitt studium / sin faglige aktivitet og at de kan beherske nødvendig IT-kompetanse som er påkrevet i studiet ved høgskolen. 2.2. Administrasjonen 2.2.1. Mål Administrasjonen skal være et serviceapparat for de hovedformål høgskolen er pålagt å utføre være sekretæriat for styret og andre sentrale styringsorganer fungere som departementets lokale forvaltningsorgan 2.2.2. Økonomiseksjonen All regnskapsføring blir i dag utført i fellesadministrasjonen. Høgskolen i Vestfold bruker i dag SR Økonomistyring som regnskapssystem. Systemet ble i sin tid utviklet som et prosjekt under Finansdepartementet. Høgskolen i Vestfold har i dag Skattefogden i Vestfold som regnskapsfører, bruker SR som skyggeregnskap. Det er ikke automatisert filoverføring av hverken lønnsdata eller fakturadata mellom Skattefogden og høgskolen. Den 26. januar 1996 ble det fastsatt nytt økonomireglement for staten, med sannsynlig iverksettelsesdato er 1/1-97. Det nye reglementet vil få stor innvirkning på utførelsen av regnskaps- og økonomifunksjonen i staten. Det er i det nye økonomireglementet lagt større ansvar på den enkelte institusjon i forhold til ut- og innbetalinger (via konsernkontosystemet), oppfølging og kontroll. Dette medfører at Skattefogdens rolle som regnskapsfører blir automatisk redusert, og mye av arbeidet Skattefogden i dag utfører, blir overført til høgskolen. SR Økonomistyring er ikke godkjent som regnskaps- og økonomisystem etter de nye krav til økonomisystemer En arbeidsgruppe nedsatt fra høgskolesektoren har anbefalt Agresso økonomistyring som fellessystem for alle høgskolene. Det er pr. dato ikke tatt stilling til hvilket lønnsberegningssystem høgskolene skal bruke. Sannsynlig overgang for Høgskolen i Vestfold fra SR til Agresso er 1/1-98. Før overgangen vil det kreve en periode med omstrukturering av kontoplan, uttesting (paralellkjøring med SR) og opplæring. 2.2.3. Arkivet OFFSAK brukes i dag som system for arkiv/saksbehandling. Vedlikehold og utvikling av dette systemet avvikles 1/1-97, og leverandøren tilbyr overgang til tilsvarende system ModuLink. 2.2.4. Studieseksjonen Bruker i dag programmet MSTAS til opptak og studieadministrasjon. MSTAS - opptak: Ble i november byttet ut med ny Windows-basent versjon. MSTAS- studieadministrasjon KUF har fastsatt nye kravspesifikasjoner, som alle leverandører må oppfylle. Det er sannsynlig at det vil bli flere leverandører som oppfyller disse kravspesifikasjonene. Universitetet i Oslo har med finansiell støtte fra KUF, utviklet et nytt studieadministrativt system for universitetene, det såkalte FellesSystemet (FS-systemet). Det er tanken at dette systemet skal tilpasses høgskolesektoren. Leverandøren av MSTAS-systemene, Deltapro, ønsker også å videreutvikle sine systemer for høgskolesektoren. Høgskolen i Vestfold ønsker å fortsette samarbeid og ev. produktutvikling med Deltapro de kommende år, inntil man ser hvordan funksjonaliteten og brukertilpassningen av FS blir. 2.2.5. Personalseksjonen Bruker i dag programmet MultiPersonal som personalsystem. Departementet har som målsetting å anbefale et felles lønns- og/eller personalsystem for høgskolesektoren, men valget av system er ikke foretatt. MultiPersonal fungerer ikke godt nok idag, og høgskolen står derfor overfor et valg om å videreutvikle systemet i samarbeid med leverandør, eller vente på at departementet kommer fram til en snarlig beslutning om nytt system. 2.2.6. Strategi for administrasjonen Samordne valg av administrasjonens IT-løsninger med andre høgskoler / anbefalinger fra departementet/Uninett. Foreta en oppgradering av utstyr som muliggjør en effektiv utnytting av seksjonenes programvare. 2.3. Biblioteket 2.3.1. Oppgaver Biblioteket omfatter studiestedsbibliotekene i Borre, Eik og Tønsberg. Bibliotekets oppgave er å tilby studenter og ansatte riktig informasjon til riktig tid, enten informasjonen finnes i bøker, tidsskrifter eller elektronisk form. Bruk av elektroniske registre og søkeverktøy er sentralt i bibliotekets virksomhet. I dag er mediesamlingene registrert i dataprogrammet Mikromarc med lokale baser. Styret i høgskolen har vedtatt å søke medlemskap i Bibsys fra 1997. I tillegg til egen mediesamling, tilbyr bibliotekene tilgang til cd-rom-baser over ekstern litteratur. Biblioteket har sluttet seg til en nasjonal fellesavtale som gir tilgang til en del viktige internasjonale databaser via internett. Biblioteket har vært i første rekke for å ta i bruk nye IT-verktøy og implementere bruken av dem i praktisk arbeid. Overføring av informasjon via lokalt nettverk og internett blir stadig viktige for biblioteket. Medlemskap i Bibsys betyr at bibliotekets base blir liggende i Trondheim. Biblioteket er derfor avhengig av stabil og tilstrekkelig kapasitet til trafikk på nettet internt og ekstern. I tillegg vil biblioteket være avhengig av at personale og studenter blir teknisk utstyrt til å kunne nytte internett. 2.3.2. Mål for bibliotekets IT-virksomhet Biblioteket og ønsker også i framtida å være teknologisk i forkant. Det er et mål å holde et høyt nivå når det gjelder teknisk utrustning og biblioteks-personalets kompetanse i bruk av IT-verktøy. Biblioteket skal tilby ansatte og studenter tilgang til bibliotekets elektroniske ressurser via nettet. 2.3.3. Strategiske utfordringer Å være sikret rask og tilstrekkelig service fra IT-gruppa ved problemer med teknisk utstyr og programvare samt videreutvikling. Å være sikret stabil og tilstrekkelig kapasitet til trafikk på nettet internt og ekstern .