6. Informasjon i digital eller analog form? Distribusjon av dokumenter i digital form ( som e-post eller som dokumenter på web-sider ) er en effektiv, økonomisk og miljøvennlig distribusjonsform. Presentasjon av informasjonen i digital form kan i tillegg bidra til reduksjon i papirforbruket i høgskolen under forutsetning av at dokumentene forblir digitale og ikke skrives ut av den enkelte bruker. 6.1. Elektronisk post Alle ansatte har i dag elektronisk postkasse. En del av studentene har elektronisk post via Mix. Høgskolen har ikke tatt noe prinsipielt standpunkt når det gjelder spredning av informasjon i elektronisk form eller på papir. I praksis betyr det at elektronisk post og internpost på papir brukes om hverandre og delvis også dobbelt ved at dokumenter som sendes på elektronisk form også spres i papirform. Når det gjelder beskjeder til studenter har høgskolen ikke noe godt utbygd system, men baserer seg på post gjennom ulike postsystemer etter klasse eller etter navn. I praksis er det svært vanskelig raskt å få gitt beskjeder raskt til studenter. Fordi den elektroniske posten ikke har fått noen formell status i høgskolen, er det mange ansatte som sjelden åpner sine elektroniske postkasser. Dette bidrar også til å svekke e-post som informasjonskanal. E-post brukes heller ikke i det faglige arbeidet med studier. En kjenner fra andre høgskoler til at de enkelte studier/ fag bruker e-post til konferanser med kommentarer til forelesninger, gruppe-beskjeder o.l. Økt bruk av e-post vil redusere utgifter til kopiering og distribusjon og i tillegg være ressurssparende. Dette gjelder både internt i høgskolen og overfor eksterne kontakter hvor e-post både kan bidra til mer effektiv kommunikasjon og reduksjon i porto- / fax-utgiftene. 6.1.1. Mål Å ha en effektiv, miljøvennlig og kostnadseffektiv intern kommunikasjon. 6.1.2. Strategisk valg elektronisk post I løpet av planperioden gjennomføres: Høgskolens system for intern post er primært elektronisk med unntak av materiale som skal arkiveres. Høgskolen forutsetter at alle ansatte tar i bruk sine elektroniske postkasser daglig. Beskjeder som er sendt på e-post skal ikke samtidig sendes på papir. Høgskolens ansatte skal øke bruken av elektronisk post til eksterne kontakter for å bidra til reduksjon i porto og telefax-utgifter. Høgskolens studenter skal ha egne elektroniske postkasser. Høgskolen forutsetter at studentene sjekker sine postkasser daglig. Beskjeder som er gitt på e-post skal ikke meddeles på annen måte. Høgskolen skal oppmuntre til økt bruk av elektronisk post til kommunikasjon mellom fagpersonale og studenter i den faglige virksomheten, f.eks. gjennom levering av oppgaver i elektronisk form. Høgskolen skal tilrettelegge for at studenter og ansatte kan få tilgang til internettjenester fra private datamaskiner i hjemmet. 6.2. WWW Høgskolen har lagt ut mye informasjon på web-sider. Ansvaret for Web-sidene er fordelt. Dette letter arbeidet med å oppdatere informasjonen. Høgskoledirektøren har utpekt informasjonskonsulenten til redaktør. I tillegg er det opprettet to grupper: WEB-grafisk gruppe arbeider med design og grafisk utforming. WEB-teknisk gruppe arbeider med tekniske spørsmål som administrasjon av servere, utvikling av verktøy og bruk av søkeverktøy. Det lar seg gjøre å begrense tilgangen til informasjon lagt ut på nettet. Noe av informasjonen som IT-gruppa har lagt ut er kun tilgjengelig for medlemmer av gruppa. For IT-gruppa fungerer denne informasjonen som en håndbok i forskjellige IT-relaterte emner som sikkerhet, administrative rutiner, rutiner for innkjøp og oppsett av datamaskiner. Denne informasjonen er blitt en viktig del av kvalitetssikringen for IT. Høgskolen mangler en konsekvent politikk når det gjelder hva som publiseres på nettet og hva som publiseres på papir. I dag publiseres f.eks. høgskolens interne informasjonsorgan HVE-nytt, primært i papirutgave. Fordelene med publisering på nettet, er at dokumentene er tilgjengelige overalt hvor det er en maskin med nett-tilgang. Samtidig kan det bidra til ressurssparing ved at man reduserer trykking/ distribusjon av papir-kopier. 6.2.1. Mål Å ha en effektiv, miljøvennlig og kostnadseffektiv informasjonstjeneste. 6.2.2. Strategisk valg I løpet av planperioden gjennomføres: Høgskolens web-sider gjelder som primært publiseringsorgan for informasjon eksternt og også internt i høgskolen. Høgskolens skriftserie publiseres i digital form på nettet. Tilrettelegge for at studentarbeider/ prosjektoppgaver kan publiseres på nettet. Høgskolens ansatte skal kunne publisere sine egne hjemmesider hvor de kan informere om innhold av forelesninger/ kurs mm. 6.3. Mangfoldiggjøring I dag betaler studentene ved høgskolen en årlig avgift for kopier. I tillegg kan studentene selv kjøpe kopikort for bruk på skolens kopimaskiner. Etterhvert oppheves skillet mellom kopiering og utskrifter fra skriver, som følge av at dokumentene primært finnes i elektronisk form. Studenter skal selv skal betale for kopier og utskrifter. 6.3.1. Mål Å redusere unødige utskrifter, og ha en rettferdig og effektiv kostnadsfordeling av utgiftene. 6.3.2. Strategisk valg I løpet av planperioden bør følgende gjøres: IT-gruppa må tilstrebe bruk av effektive og økonomiske skrivere. Høgskolen legger til grunn at det prinsipielt ikke finnes noe skille mellom kopier og utskrifter. Utgifter til utskrifter for studenter må derfor enten dekkes gjennom en årlig generell avgift, eller gjennom tekniske systemer som gjør det mulig å telle utskrifter for den enkelte student. Hva som velges vil avgjøres av hva som er kostnadseffektivt med tanke på økte administrasjons/ vedlikeholdskostnader ved et system som beregner utskrifter for hver enkelt student.