Vev2001 - Prosjektrapport

Høgskolen i Vestfold

Prosjektrapport VEV 2001

Innhold:
Oppsummering
Anbefalinger
Prosjektbeskrivelse
Bevilgningsbrev
Organisering av arbeidet
Gjennomføring og evaluering av milepæler i prosjektet
Pedagogisk utvikling og organisatoriske forbedringer
Økonomi
Avslutning av prosjektet

Oppsummering

Vev2001 har gjennomført det tekniske utviklingsarbeidet prosjektet satte seg som mål å gjennomføre. Implementeringen av dette i HVE-organisasjonen er imidlertid ikke gjennomført.
Det betyr at det arbeidet som er lagt ned i organiseringen av studiehandboka som en database, ikke vil bli videreført til neste år med mindre studieadministrasjonen velger å bruke vedlikeholdssystemet som er laget til vev-utgaven. Studiehandboka på vev blir ikke laget på nytt basert på word-tekster!
I tillegg har det blitt utviklet endel andre nye tjenester som kalender-script, kurs- og oppdrag mm.
Vanskelighetene med den organisatoriske implementeringen og behovet for forankring høyt oppe i organisasjonen, har gjort at prosjektet ikke har kunnet ende med en anbefaling for ny struktur for vev-arbeidet eller noen design-messig gjennomgående opprydding.
Vi er fortsatt av den overbevisning at det finnes et stort effektiviserings- og forbedringspotensiale både når det gjelder administrative rutiner, undervisning og informasjon - ved å ta i bruk nettet til erstatning for papir.

Anbefalinger

Vi mener det er en riktig strategi for HVE at informasjon skal legges på nettet der den oppstår. Ut fra dette prinsippet må organisasjonen på alle ledd avklare kvalitetssikringsrutiner.
HVE må på høyt nivå utvikle en policy for satsning på nett-bruk.
Det må sentralt i høgskolen avsettes ressurser til å tilsette en informasjonssjef som kan delta i, og lede omstillinga til økt bruk av nettet og samordning av høgskolens nett-tjenester.
Det bør avsettes midler til en total gjennomgang av høgskolens nett-tjenester og en gjennomføring av en felles design på tjenestene. Det vil være fornuftig å engasjere eksterne spesialister til dette, både for å hindre at et forslag til ny struktur/design blir oppfatta som å ha tilknytning til et spesielt miljø i høgskolen, og for å få et eksternt brukerperspektiv inn i vurderingene.
Inntil disse tiltakene gjennomføres samlet bør man fortsette å drive et visst vedlikehold av eksisterende tjenester, men avstå fra større utviklingsoppgaver.

Organisering av arbeidet
Ole Jørgen Utnes, Kjell Ove Jahr og Lars Egeland har utgjort prosjektets arbeidsgruppe. I prosjektbeskrivelsen var det foreslått at det burde bli være en styringsgruppa oppnevnt av høgskoledirektør eller styre i tillegg. Etter drøftelser med Studiedirektør som av høgskoledirektøren ble utpekt som ansvarlig for HVE-digital-prosjektmidlene, ble forslaget om en egen styringsgruppe droppa. Arbeidsgruppa har søkt å holde en bredest mulig kontakt ut mot både fagmiljøer, den opprinnelige vevredaksjonen som arbeidsgruppa sprang ut fra og den nye såkalte utvidede vevredaksjonen som var et forsøk på å samle alle som arbeidet med vev-spørsmål i høgskolen.

Arbeidsgruppa har hatt regelmessige møter og ellers kontakt via nett og telefon. Vi har hatt en egen server, hvor vi har prøvd ut ulike tjenester og tekniske løsninger.

Gjennomføring og evaluering av milepæler i prosjektet

Studiehåndboka på nettet.
I følge prosjektets tidsplan skulle dette skje innen studiestart, men skjedde først 14. september.

Bakgrunnen for at man fra prosjektets side ønsket å arbeide med studiehandboka var følgende:
- Høgskolen bruker store ressurser på å produsere studiehandboka på papir, både når det gjelder trykningsutgifter og personalutgifter.
- Studiehandboka inneholder alle fagbeskrivelsene. Det betyr at hvis man ønsker å bygge ut veven til faglig bruk, vil studiehandboka utgjøre en ryggrad i dette arbeidet. Det betyr at faglig innhold på veven knyttet til det enkelte fag, vil kunne linkes opp og ned fra fagbeskrivelsen i studiehandboka.

Vi hadde problemer med å få de riktige data til vev-utgaven fra Studieadministrasjonen. Publiseringa på nettet ble derfor forsinket, og handboka forelå først 14. september.

Studiehandboka er organisert som en database. Det viktigste var altså ikke å få handboka på nettet, men å organisere informasjonen på en slik måte at den lett lot seg oppdatere og vedlikeholde. Dette har vært hoveddelen av arbeidet.

Kopling mellom timeplan/fagplaner/de enkelte forelesere på nettet. Faglige ressurssider innen de enkelte fag.
I følge prosjektets tidsplan skulle dette være på plass innen årsskiftet 1999/2000. Det er for det meste gjennomført.

Det er laget en database for timeplan som kan koples til fagplanen og til de enkelte ansatte. I tillegg er det laget en database over alle rom i høgskolen. Det betyr at vi kan få en kopling mellom timeplan/ fagplan, timeplan for den enkelte lærer og for det enkelte rom. Det gis også en oversikt over hvordan rommene er utstyrt.

I tillegg er det laget et eget rom-reserveringsprogram som gjør det mulig for alle i høgskolen å se når de ulike rom er opptatt, og evt. reservere dem.
Database-løsningen er laget slik at det er enkelt å oppdatere dataene.
Det er laget faglige ressurssider for en del kurs ved helsefag.

Andre resultater

Det er laget en ny database for ansatte som gjør innlegging av opplysninger og oppdatering enkelt.
Det er laget en database for kurs og oppdrag fra høgskolen. Prosjektet er utført i samarbeid med oppdragslederne/Oppdragsforum.
Det er laget en møtekalender for eksterne arrangementer ved HVE, basert på database-organisering som gjør oppdatering og vedlikehold enkelt.
Det er også laget en tilsvarende intern møteplan som vedlikeholdes av ansatte i FA og høgskoledirektør.
Det er laget en database når det gjelder utlyste stillinger. Utlegging av data på nettet ble tidligere ivaretatt av webmaster på oppdrag fra personalseksjonen. Nå skal dette ivaretas av personalseksjonens egne folk.
Forenkling av høgskolens forside. Vi fjernet "tunge" gif-filer og erstattet dem med mer fleksible "knapper".

Oppsummering av tekniske forbedringer
Prosjektgruppa hadde altså som mål å gjennomføre noen "milepæl-prosjekter" som er nevnt ovenfor. Kort oppsummert skulle dette bety:

Det skal tas i bruk dynamiske løsninger (databaser o.l.). Programvaren som skal brukes skal være allment tilgjengelig og danne basis for egenutviklet tilleggsprogramvare. Det skal utvikles bedre interne strukturer og tjenester (intravev)
Bedre og mer gjennomført layout og brukervennlighet.
(Fra prosjektbeskrivelsen)

Som det framgår av gjennomgangen av "milepæl-prosjektene" er de dynamiske løsningene utviklet. Når det gjelder layout og brukervennlighet møtte vi straks på stor motstand i organisasjonen. De enkelte som arbeider med vev'en har et eierforhold til sine sider og viljen til å samordne layout og design er i liten grad til stede, og krever forankring og støtte høyt oppe i organisasjonen for å gjennomføre.

Pedagogisk utvikling og organisatoriske forbedringer
Prosjektet hadde satt som mål å bidra til å lage et system for veven som skulle sette studentene bedre i stand til å bruke veven i sin læring. En forutsetning for å få til dette er å få på plass de tekniske og organisatoriske endringene prosjektet hadde satt seg som mål å gjennomføre. Sjøl om prosjektet har utviklet de tekniske løsningene så stor implementeringen av dem i faglig og administrativ virksomhet igjen. Her har prosjektet hatt for liten tyngde i organisasjonen til å få få gjennomført endringene på egen hånd.

I prosjektbeskrivelsen står det at det skulle "være sentralt for prosjektet å lage en ny organisatorisk ansvarsklargjøring som til enhver tid er egnet til å løse nye oppgaver. " Det står at "dette må klarere på plass i høgskolens organisasjonsstruktur og i enkelte ansattes arbeidsinstrukser.

Prosjektet har ikke endt med et slikt forslag. Det skyldes dels at motstanden i organisasjonen har vært for stor, at signalene fra høgskolens ledelse om vilje til å gjennomføre en slik satsning ikke har vært tydelige nok og dels at oppgaven med å få fram en slik satsning er blitt overtatt av et utvalg som har som oppgave å skrive et policy-forslag om satsning på vev for styret.

Økonomi
Prosjektet fikk bevilget 100.000 fra styrets midler til strategisk satsning jfr brev fra høgskoledirektøren.
Av de bevilgede pengene er 43.000 brukt til datautstyr, 11.000 er brukt til kursavgifter og reiseutgifter (2 deltakere på Dreamweaver-kurs), 11.000 er brukt på programvare. Resten er blitt brukt til frikjøp av arbeidskraft.

Avslutning av prosjektet

Prosjektbeskrivelsen legger opp til at prosjektet skulle avvikles ved årsskiftet 1999/2000. I prosjektbeskrivelsen står det at "ved avviklingen burde en ny struktur for høgskolens vev-arbeid bør være på plass. Dette bør reises overfor styret. "

Som nevnt tidligere er arbeidet med å lage en policy for HVEs digitale satsning lagt til et utvalg som arbeider med et forslag til styret. Arbeidsgruppa i VEV2001 mener at en slik satsning må forankres høyt oppe i organisasjonen og det må gis klarsignal om at det settes av ressurser til arbeidet, for at det skal ha noe formål å arbeide med en ny struktur for vev-arbeidet.

Vev 2001 har gjennomført sine milepælsprosjekter og det opp til høgskolen å ta alle i bruk. Prosjektmedarbeiderne vil fortsette å arbeide med vev-spørsmål i tilknytning til sine ordinære arbeidsoppgaver ved høgskolen som webmaster, leder av vev-redaksjonen og ansvarlig for vevarbeidet i biblioteket.

Gå til: | Toppen av sida | Høgskolen i Vestfold
Sist endret 9.2..2000 Lars Egeland